Posts Tagged ‘Zasady użytkowania systemu’

Wymagania sprzętowe

W związku ze środowiskiem, w jakim pracuje aplikacja minimalne wymagania sprzętowe zgodne są z minimalnymi wymaganiami określonymi przez producenta pakietu Office 2000 – firmę Microsoft. Ustaliła ona, że minimalna konfiguracja do uruchomienia Microsoft Access 2000 to:

  • – komputer PC z procesorem klasy Pentium taktowanym zegarem o częstotliwości minimum 166 MHz
  • – 32 MB pamięci operacyjnej
  • – około 200 MB wolnej przestrzeni na dysku twardym.
  • – mysz

Omawiana przez nas aplikacja ma te same wymagania sprzętowe poszerzone jeszcze o:

  • – drukarkę (najlepiej atramentową lub laserową),
  • – kartę graficzną wyświetlającą obraz w minimalnej rozdzielczości 800×600 punktów.

System operacyjny oraz dodatkowe oprogramowanie potrzebne do uruchomienia aplikacji

Aplikacja pracuje w środowisku Microsoft Access 2000. Jest to program firmy Microsoft. Stanowi on część pakietu oprogramowania biurowego tej firmy pod nazwą Office 2000.

Dodatkowo do pracy aplikacji potrzebne jest program „Formularze” bydgoskiej firmy IPS. Program ten służy do wydruku deklaracji PIT-5 i VAT-7.

Oba te programy pracują w środowisku Microsoft Windows 95 i 98 i nie potrzebują dodatkowych sterowników do drukarek, a korzystają ze sterowników zainstalowanych w systemie.

Instrukcja obsługi aplikacji

Aby uruchomić aplikację, należy uruchomić plik praca magisterska.mdb z programu Microsoft Access lub z Explorera Windows jeżeli jest poprawnie zainstalowane skojarzenie z rozszerzeniem MDB.

Przed uruchomieniem aplikacji należy wyjaśnić sobie jeszcze działanie przycisków, które zawsze działają w sposób jednakowy:

  • – strzałki powodują poruszanie się pomiędzy rekordami,
  • – strzałka z gwiazdką – dodanie nowego rekordu,
  • – strzałka z iksem – usunięcie rekordu.

Po uruchomieniu się aplikacji nastąpi wyświetlenie okna tytułowego. Pojedyncze kliknięcie myszą na obszarze okna spowoduje zamknięcie go oraz przejście do okna sterowania aplikacji:

Rysunek 21 Okno sterowania aplikacji

Okno sterowania służy do sterowania pracą aplikacji. W okienku „dzisiaj jest” wpisujemy aktualną datę. Data ta domyślnie przyjmowana jest jako zgodna z systemem, ale aplikacja pozwala na swobodną jej zmianę. Będzie ona później wykorzystywana w dalszej pracy aplikacji, a w dalszej części instrukcji będzie poprostu nazywana datą.

Kliknięcie przycisku „książka adresowa” powoduje wyświetlenie okna z danymi kontrahentów:

Rysunek 22 Okno bazy adresowej kontrahentów

Okno to jest wyświetlane w wielu miejscach programu, jednak za każdym razem działanie jest takie samo. Służy ono wybraniu kontrahenta lub dodaniu nowego do listy. Aby wyszukać kontrahenta, który nas interesuje należy poruszać się strzałkami w prawo i w lewo przeglądając kolejne rekordy lub skorzystać z pola kombi, które pozwala na odnalezienie poszukiwanego kontrahenta po numerze NIP. Aby zaakceptować wybór należy kliknąć OK, natomiast, aby anulować działanie trzeba kliknąć Anuluj. Dodanie nowego rekordu następuje po kliknięciu strzałki z gwiazdką. Należy pamiętać, aby jako jednego z kontrahentów umieścić swoją firmę. Będzie to później potrzebne przy rejestracji sprzedaży z kasy fiskalnej.

W oknie sterowania aplikacji znajduje się przycisk „Księgowanie”. Jego kliknięcie powoduje wyświetlenie okna księgowania:

Rysunek 23 Okno księgowanie

Z poziomu tego okna możemy dokonać wyboru tego, jaką operację chcemy księgować. Przycisk „Koniec” powoduje zamknięcie okna i powrót do okna sterowania.

Przycisk „Zakupy towarów handlowych” powoduje wyświetlenie okna zawierającego wszystkie zakupy towarów handlowych dokonane w miesiącu, który określa data w oknie sterowania. Okno to wygląda w sposób następujący:

Rysunek 24 Okno zakupów towarów handlowych

Aby edytować wybrany dokument wystarczy dwukrotnie kliknąć myszą na tym dokumencie natomiast, aby dodać nowy dokument trzeba kliknąć przycisk „Nowy dokument”. Kliknięcie „OK” powoduje zamknięcie okna.

Edycji i dodawania nowego dokumentu dokonuje się w tym samym oknie, które wygląda tak:

Rysunek 25 Edycja zakupów towarów handlowych

W tym oknie wpisuje się datę dokumentu, numer oraz kwoty netto zakupu, Aby wybrać kontrahenta trzeba kliknąć przycisk „Wybierz kontrahenta” i wtedy wybrać go z bazy adresowej. Jeżeli wprowadzany dokument to korekta trzeba zaznaczyć kratkę.

Przycisk „Zapisz i następny” powoduje zapisanie dokumentu i rozpoczęcie wprowadzania nowego, natomiast „Zapisz i koniec” zapisuje dokument i zamyka okno.

Koszty i inwestycje księguje się w sposób analogiczny do towarów handlowych. Okno z fakturami wygląda następująco:

Rysunek 26 Okno kosztów i inwestycji

Natomiast okno edycji dokumentów tak:

Rysunek 27 Okno edycji kosztów i inwestycji

Wprowadzamy dane w sposób analogiczny do kosztów zakupów, jednak mamy tutaj trochę więcej opcji do zaznaczania. Należy wybrać rodzaj dokumentu, czy to jest koszt czy inwestycja oraz określić rodzaj inwestycji. Należy też określić w jaki sposób dokument ma być księgowany. To znaczy czy ma być uwzględniony w ewidencji VAT oraz czy ma być uwzględniony w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów.

Do wyboru typu zdarzenia służy przycisk opis zdarzenia, który otwiera okno ze spisem zdarzeń:

Rysunek 28 Okno wyboru opisów zdarzeń

W oknie tym wyświetlone są dostępne zdarzenia, można także dodać nowe zdarzenia, wyboru zdarzenia dokonuje się przesz podwójne kliknięcie określonego zdarzenia, lub poprzez zaznaczenie interesującego nas zdarzenia i kliknięcie „OK”. Przycisk „Nowe zdarzenie” powoduje dodanie nowego zdarzenia. Pola wyboru opcji „vat” i „książka” służy określeniu sposobu ewidencji tego zdarzenia.

W oknie księgowanie znajduje się również sprzedaż. Kliknięcie przycisku sprzedaż powoduje wyświetlenie następujące go okna:

Rysunek 29 Okno sprzedaży

Aplikacja pozwala na rejestrację następującego rodzaju sprzedaży:

  • – Faktury VAT
  • – Rachunki uproszczone
  • – Korekty faktur VAT
  • – Korekty rachunków uproszczonych

Tego typu sprzedaży dokonuje się w jednakowy sposób. Należy wybrać interesujący nas rodzaj sprzedaży i kliknąć odpowiedni przycisk. Wtedy otworzy się okno, gdzie wyświetli się lista faktur i rachunków z aktualnego miesiąca.

Przykładowo okno dla faktur VAT wygląda następująco:

Rysunek 30 Sprzedaż faktury

Poruszanie się po tym oknie następuje w sposób standardowy. Natomiast przycisk „Nowy dokument” wywołuje kreatora nowej faktury. Zapyta się on najpierw o sposób zapłaty (standardowo proponowana jest gotówka), następnie wyświetli bazę adresową kontrahentów, gdzie należy wybrać kontrahenta, któremu wystawia się fakturę. Kolejnym etapem jest okno wyboru towarów:

Rysunek 31 Okno wyboru towarów

W oknie tym dokonuje się wyboru towarów, które będą sprzedawane kontrahentowi. Można tutaj także dodać towary do listy. Aby dodać wybrany towar należy użyć przycisku „Dodaj do faktury”. Wtedy aplikacja zapyta się ile sztuk danego towaru ma być sprzedane, oraz czy cena jest dobra. Po dodaniu wszystkich towarów do faktury trzeba kliknąć przycisk koniec. Wyświetlone wtedy zostanie okno podsumowujące fakturę:

Rysunek 32 Okno podsumowujące fakturę

W oknie tym można zmienić kontrahenta, można usunąć pozycję z faktury, można dodać pozycję do faktury – przycisk „Dopisz”. Można też wydrukować fakturę przyciskiem „Wydruk”, a także przyciskiem „Zapisz i koniec” można zapisać i zaksięgować fakturę. Podczas zapisywania faktury aplikacja pyta czy utworzyć automatycznie storno sprzedaży z kasy fiskalnej dla tej faktury.

Ostatnia pozycja sprzedaży to sprzedaż z kasy fiskalnej. Wywołuje się ją przyciskiem „Sprzedaż z kasy fiskalnej”. Po jego użyciu otwiera się okno:

Rysunek 33 Sprzedaż z kasy fiskalnej

Okno to obsługuje się w sposób standardowy. Dwukrotne kliknięcie dokumentu to jego edycja, nowy dokument – przycisk „Nowy dokument”.

Okno edycji i dodawania nowego dokumentu wygląda w sposób następujący:

Rysunek 34 Edycja sprzedaży z kasy

W tym oknie należy wybrać jako kontrahenta własną firmę, a następnie wprowadzić kwoty netto sprzedaży z kasy. Przycisk „Zapisz i zamknij” zapisuje i księguje dokument.

W oknie sterowania pozostał jeszcze do omówienia jeden przycisk. To przycisk „Rozliczenie miesiąca”. Po jego naciśnięciu otwiera się okno rozliczenia miesiąca, które wygląda w taki oto sposób:

Rysunek 35 Okno rozliczenia miesiąca

W oknie tym można wywołać miesięczne rozliczenie książki przychodów i rozchodów używając przycisku „Książka przychodów i rozchodów”. Rozliczenie to wygląda w sposób następujący:

Rysunek 36 Miesięczne rozliczenie Książki Przychodów i Rozchodów

Przycisk „Koniec” zamyka okno, natomiast przycisk „Drukuj” powoduje wydrukowanie kartek Książki Przychodów i Rozchodów z aktualnego miesiąca.

Przycisk „VAT” powoduje wyświetlenie rozliczenia miesięcznego ewidencji VATowskiej. Rozliczenie to wygląda w sposób następujący:

Rysunek 37 Miesięczne rozliczenie VAT

Przycisk „Koniec” zamyka to okno, natomiast przycisk „Drukuj” powoduje wydrukowanie ewidencji zakupów VAT oraz ewidencji sprzedaży VAT.

Ostatnim przyciskiem okna rozliczenie miesiąca jest przycisk „Książka Przychodów i Rozchodów rozliczenie roczne”. Wywołuje on następujące okno:

Rysunek 38 Książka Przychodów i Rozchodów rozliczenie roczne

Przycisk „Koniec” zamyka okno.

Reklamy